La necesidad de apoyo en la dirección de proyectos: project sponsorship
Muchas organizaciones no emplean tiempo en entrenar a los directivos que actúan como sponsors en los proyectos ni en explicarles lo que se espera de ellos, es decir su papel y sus responsabilidades en el proyecto.
Hace algunos años, trabajé como líder de una oficina de proyectos en una compañía multinacional en la que los responsables de negocio eran asignados como sponsors de los proyectos para el ciclo de vida completo del proyecto. Al principio, los resultados no fueron muy buenos porque los project managers a menudo se sentían solos frente a los clientes.
Buscando una solución, organicé un taller con los sponsors de los proyectos. Hice algunas preguntas para averiguar el nivel de conocimiento que tenían sobre sus proyectos. El setenta por ciento de ellos no sabía con exactitud el estado del proyecto y el cincuenta por ciento nunca visitaron al cliente del proyecto. La mayoría de los directivos que actuaban como sponsors no sabían mucho sobre los proyectos que manejaban sus project managers.
El sponsor debe estar involucrado en el proyecto
Durante los últimos cinco años, he visto que las organizaciones se centran en la mejora de la dirección de proyectos, en implementar metodologías y en desarrollar la carrera profesional del project manager. Pero he visto pocas organizaciones que sean conscientes de que han de desarrollar también las habilidades de sus directivos y ejecutivos.
Las Organizaciones confunden a menudo el papel del sponsor del proyecto. Algunas veces, el sponsor no está suficientemente involucrado en el proyecto. Otras veces, el sponsor del proyecto está demasiado involucrado y actúa como un súper project manager, generando conflictos y problemas.
Los sponsors de los proyectos deben emplear tiempo con sus project managers, con el equipo y con el cliente: los ejecutivos aprenderán cómo llegar a ser más efectivos e incluso pueden potencialmente generar más negocio. Los proyectos complejos necesitan sponsors que sean más líderes que jefes, es decir personas que establezcan directrices para el futuro, que comuniquen mediante una visión, que alineen a sus equipos, que consigan el desempeño adecuado, y que se focalicen en la planificación y en los objetivos a corto plazo. Los proyectos complejos necesitan líderes que inspiren a la gente y que les una en un equipo motivado y con una visión común.