Desarrolla tus habilidades de Negociación como Director de Proyecto
La negociación es un hecho real de la vida misma. Todos negociamos algo cada día en nuestras vidas. Cada vez hay más situaciones que requieren de una negociación. Se negocian salarios y beneficios con los empleados de una empresa, adquisiciones con los proveedores, fechas con nuestros clientes. La negociación es el método esencial para conseguir lo que quieres de otros. Es una comunicación bidireccional para llegar a un acuerdo dónde ambas partes tienen una combinación de intereses opuestos y compartidos.
La mayoría de los proyectos están organizados en una estructura matricial dónde normalmente se comparte la responsabilidad y la autoridad. Los participantes en los proyectos vienen de diferentes áreas funcionales y sectores de negocio. Por tanto, también tienen diferentes percepciones sobre el proyecto.
Para alcanzar el éxito del proyecto, los directores de proyecto han de ser capaces de negociar con especialistas técnicos, directivos, jefes funcionales, alta dirección, sobre los recursos, las prioridades del proyecto y las responsabilidades de cada uno. El/La directora/a de proyecto tiene que negociar con el cliente cambios en el alcance, en el presupuesto, en el calendario; y con los miembros del equipo durante todo el proyecto.
La negociación es un proceso de persuasión, que es una parte importante, no solo de nuestras transacciones de negocios, sino de nuestras vidas. En el entorno de proyecto, la negociación puede involucrar asuntos tangibles e intangibles. Una negociación con éxito debe ser capaz de analizar y evaluar las situaciones y de formular una estrategia apropiada y adaptar un estilo flexible de negociación para cada situación específica.
Los principios de la negociación
En el entorno de un proyecto, la negociación a veces supone regateo con individuos respecto a la transferencia de recursos, la generación de información y la consecución de actividades. Es también un proceso a través del cual partes con intereses diferentes llegan a un acuerdo mediante comunicación y compromiso. La negociación es una de las habilidades más importantes que debe tener un director de proyecto de cara a trabajar con clientes, responsables funcionales, miembros del equipo y otros actores.
El proceso de negociación se basa en cuatro principios:
- Separar las personas del problema
- Centrarse en los intereses comunes
- Generar opciones para compartir intereses
- Resultados basados en criterios estándar
- Separar las personas del problema: Las personas deberían separarse del problema para evitar malentendidos y evitar el ciclo de acciones y reacciones. Ponte en el lugar del otro e intenta analizar la situación separando la sustancia de la negociación de las relaciones entre las personas involucradas. Da crédito a los consejos e ideas de otros y desarrolla una propuesta consistente con sus valores y que sea buena para ambas partes.
- Centrarse en los intereses comunes: Debemos entender los intereses de la otra parte, ser flexibles en las ideas ofrecidas como soluciones, y ser firmes en la discusión del problema, siendo abiertos respecto a la otra parte. De esta forma, ambas partes atacan el problema y no se atacan uno a otro, mejorando la relación entre ellos e incrementando las oportunidades de llegar a un acuerdo aceptable.
- Generar opciones para compartir intereses: Generar una serie de opciones y posibles soluciones que reflejan intereses compartidos y ayudan a reconciliar intereses opuestos antes de empezar la negociación. Entonces estas opciones pueden evaluarse, y escoger la mejor para ajustarla y llegar a un acuerdo aceptable por ambas partes.
- Resultados basados en criterios estándar: Los resultados deben basarse en los objetivos del proyecto y criterios de éxito. Sin embargo, otros criterios tales como el valor de mercado, el riesgo y el análisis de coste/beneficio deben ser considerados
Las negociaciones sobre la definición del alcance y los objetivos del proyecto, presupuesto y restricciones deberían hacerse cuanto antes en el proyecto para evitar problemas posteriores.
Métodos comunes de negociación
Aunque todo el mundo está involucrado en algún tipo de negociación, no es fácil hacerlo bien. Después de una negociación, normalmente la gente se siente insatisfecha o quemada. En la negociación, el proceso es tan importante como el resultado. Por tanto, los directores de proyecto deben ser sensibles a los sentimientos y dinámicas humanas mientras se negocia para alcanzar el resultado deseado, así como prevenir el quedar exhausto en el proceso.
El proceso de negociación consiste en tres pasos:
- Planificación de la pre-negociación (como conducir la negociación)
- Negociaciones o acuerdos actuales (trabajar en los detalles y llegar a un acuerdo)
- Crítica Post-negociación (evaluación del proceso y de la negociación)
La mayoría de las personas ven la negociación como un dilema, donde han de elegir entre dos estilos extremos: “soft” o “hard”. Existen actualmente tres métodos comunes de negociación:
Negociación ”soft”: Son negociaciones amigables, con énfasis especial en evitar conflictos personales. La sensibilidad ante sentimientos personales es alta. El negociador hace concesiones para llegar a un acuerdo amistoso. Hay más énfasis en la relación.
Negociación “hard”: Ambas partes toman una posición fuerte y se ven como adversarios. La parte que toma la posición extrema y la mantiene más, gana más. El objetivo de esta negociación es ganar, incluso a costa de la relación con la otra parte.
Negociación de principios: Este método, desarrollado por Harvard, enfatiza la resolución de problemas basado en méritos más que en el forcejeo. Sugiere buscar algo que ganar para ambas partes siempre que sea posible y, en caso de conflicto, basar los resultados en estándares.
Esta técnica se basa en los siguientes puntos:
- Separar las personas del problema
- Centrarse en los intereses, no en las posiciones
- Generar opciones/alternativas donde ganen ambas partes
- Insistir en que los resultados se basan en criterios objetivos o estándares
En estas negociaciones, ambas partes deberían de ser los solucionadores del problema con el objetivo de llegar a un acuerdo utilizando la estrategia “ganar-ganar”. Puede utilizarse en muchas situaciones.
Alfonso Bucero, MSc, PMP, PMI-RMP, PfMP, PMI Fellow
Socio Director
BUCERO PM Consulting